MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013,  mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de Datos Personales, NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, adopta las siguientes políticas para el tratamiento de dichos Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades de NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S.

1.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de Datos Personales es  NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S., que en adelante se denominará NEGOZIA, sociedad comercial legalmente constituida conforme a las leyes colombianas, identificada con Nit. 900.979.756-6 y domicilio principal en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Calle 72 No. 6-30 de la ciudad de Bogotá y con dirección para efectos judiciales en la Carrera 42 No. 3 sur 81 torre 2 Milla de Oro oficina 715 de la ciudad de Medellín, con correo electrónico acorrea@negoziacf.com.

2.ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

Las presentes políticas establecen los términos, condiciones y finalidades del Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Sensibles por parte de NEGOZIA, las que se aplicarán a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de las personas naturales que en desarrollo de diferentes actividades contractuales,  comerciales, para la vinculación a cualquier producto y/o servicio, entre otras, los suministren o llegaren a suministrar a NEGOZIA, en forma presencial o virtual, a través de cualquiera de los canales dispuestos por NEGOZIA para tales fines.

En esta forma, NEGOZIA manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los Datos Personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios que más adelante se señalan.

Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a NEGOZIA cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

NEGOZIA será el Encargado del Tratamiento y el Responsable del Tratamiento; no obstante, se reserva el derecho de delegar en sus filiales, vinculadas, aliados comerciales o terceros tal tratamiento.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, los siguientes términos, siempre que aparezcan con mayúscula inicial, con o sin negrilla, en plural o singular, tendrán el significado que se les atribuye a continuación, definiciones que en algunos casos corresponden a una transcripción literal de las mismas contenidas en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y demás normas complementarias:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o comunicación verbal o información en cualquier otro formato, generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales y/o Datos Sensibles.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Causahabiente: Persona natural que sucede a otra persona natural por causa del fallecimiento de ésta.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato calificado como tal por las normas vigentes, que  no sea sensible, semiprivado o privado. Son datos públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.

Datos sensibles: Aquellos datos personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Políticas: Es el presente documento en el cual se recogen las políticas de tratamiento de protección de Datos Personales implementadas por Negozia.

Negozia: Es la sociedad Negozia Consumer Finance S.A.S, Responsable del Tratamiento de datos.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o sus Causahabientes para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la Autorización en los casos establecidos en la Ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento;

Transferencia de datos: Envío de los Datos Personales por parte del Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia a un receptor ubicado dentro o fuera del país, que a su vez es Responsable del Tratamiento  de datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Para el Tratamiento de los Datos Personales y su adecuada protección, NEGOZIA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios consagrados en la normatividad vigente, a la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, transferencia e intercambio de Datos Personales:

a. Principio de legalidad:El Tratamiento de datos es una actividad reglada, por lo tanto, para efectuar dicho Tratamiento, NEGOZIA se sujetará a lo establecido en las normas vigentes y en las demás disposiciones que las desarrollen.
b. Principio de finalidad:El Tratamiento de Datos Personales por parte de NEGOZIA, obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada al Titular.
c. Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados por NEGOZIA sin previa Autorización, o sin mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
e. Principio de transparencia:En el Tratamiento, NEGOZIA garantizará al Titular su derecho a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y de la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales que se suministren a NEGOZIA, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
g. Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por parte de NEGOZIA como Responsable del Tratamiento o por parte del Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h. Principio de confidencialidad:Todas las personas vinculadas a NEGOZIA que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

NEGOZIA recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales, correspondientes a personas naturales con quienes tiene, tendrá o ha tenido relación, tales como pero sin limitarse a ello, empleados, accionistas, inversionistas, clientes potenciales y actuales, aliados comerciales y proveedores, para los siguientes propósitos o finalidades:
a. Validar la información personal y financiera en cumplimiento de los principios de la debida diligencia y/o buenas prácticas empresariales sobre conocimiento del cliente.
b. Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
c. Adelantar las labores de cobranza, mantenimiento, administración y recuperación de cartera;
d. Determinar las obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus clientes deudores
e. Controlar el acceso a las oficinas de NEGOZIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
f. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
g. Para eventualmente contactar en forma personal, telefónica, a través de mensajes de datos, correspondencia dirigida a direcciones postales o correo electrónicos o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene, tendrá o ha tenido relación comercial o de cualquier otro tipo.
h. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
i. Registrar los Datos Personales de los Titulares en los sistemas de información de NEGOZIA y en sus bases de datos comerciales y operativas;
j. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos y/o servicios ofrecidos por NEGOZIA, facturación, estados de cuenta, ofertas relacionadas con los productos y/o servicios ofrecidos por NEGOZIA y sus compañías vinculadas;
k. Para cumplir las obligaciones contraídas por NEGOZIA con sus clientes y al momento de adquirir productos y/o servicios;
l. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante y la evaluación de la calidad del servicio;
m. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
n. Permitir que los aliados comerciales o empresas vinculadas a NEGOZIA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
o. Utilizar los distintos servicios a través de canales o sitios web de NEGOZIA, incluyendo descargas de contenidos y formatos;
p. Contratar con terceros, servicios y garantías asociadas a los productos y/o servicios ofrecidos a los clientes o beneficios laborales para sus empleados, tales como seguros de vida, avales, seguros contra todo riesgo, seguros de daños, gastos médicos, entre otros;
q. Para la evaluación del cumplimiento de las obligaciones de aliados comerciales y proveedores;
r. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de NEGOZIA; incluido el pago de dividendos y el contacto por cualquier medio a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas;
s. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de NEGOZIA

NEGOZIA recolecta, almacena y usa Datos Sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene, tendrá o ha tenido relación, tales como pero sin limitarse a ello, empleados, accionistas, inversionistas, clientes potenciales y actuales, aliados comerciales y proveedores, únicamente para los siguientes propósitos o finalidades:
a.Validar la identidad personal de empleados, clientes potenciales y actuales en cumplimiento de los principios de la debida diligencia y/o buenas prácticas empresariales sobre conocimiento del cliente y con miras al estudio, aprobación y otorgamiento de productos y/o servicios.
b. Verificar la autenticidad de la información aportada por el Titular para el estudio, aprobación y otorgamiento de productos y/o servicios
c. Constatar la expresa autorización del para el estudio, aprobación y otorgamiento de productos y/o servicios.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con la Ley 1581 de 2011 aplicable en materia de protección de datos, los Titulares de los Datos Personales cuentan con los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
f. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
g. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, apoderado o representante legal, quienes para el ejercicio de los mismos deberán acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición NEGOZIA, así como acreditar la calidad de causahabientes o la representación o apoderamiento, según sea el caso.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En el tratamiento y protección de Datos Personales, además de los deberes que rijan su actividad, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes previstos en la normatividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el tratamiento y protección de Datos Personales, el Encargado del Tratamiento tendrá, además de los deberes que rijan su actividad, los siguientes deberes previstos en la normatividad vigente:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
h. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Según lo dispuesto en la normatividad vigente y en las Políticas, NEGOZIA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para el Tratamiento de los mismos.

8.1. Excepciones a la Autorización y consentimiento del Titular: NEGOZIA no requerirá la Autorización o consentimiento del Titular, en los siguientes casos expresamente autorizados por la ley:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública o contenidos en listas o bases de datos públicas;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los Datos Personales sin que medie Autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

8.2. Otorgamiento de la Autorización: La Autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de los Datos Personales será otorgada por el Titular, sus causahabientes, apoderado o representante legal, quienes para ello deberán acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que les ponga a disposición NEGOZIA, así como acreditar la calidad de causahabientes o la representación o apoderamiento, según sea el caso.

8.3. Medios para el otorgamiento de la Autorización: La Autorización podrá ser otorgada por diferentes canales o medios, entre ellos medios orales,  comunicaciones telefónicas y videollamadas,  documento físico o electrónico, mensaje de datos, mensajes de voz, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato o mecanismo que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido las mismas por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran obtenido, almacenado o capturado en la Base de Datos.

8.4. Prueba de la Autorización: NEGOZIA conservará la prueba de la Autorización otorgada por los Titulares de los Datos Personales para su Tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance y  adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia NEGOZIA podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

8.5. Revocatoria de la Autorización: Los Titulares de los Datos Personales y/o Datos Sensibles pueden en cualquier momento revocar la Autorización otorgada a NEGOZIA para el tratamiento de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, NEGOZIA pondrá a disposición de los Titulares, sus causahabientes, representantes legales o apoderados, mecanismos gratuitos que les permitan la revocatoria o supresión parcial o total de sus Datos Personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

8.6 Autorización sobre Datos sensibles: NEGOZIA podrá hacer uso y Tratamiento de los Datos Sensibles siempre que su Titular haya impartido autorización previa, informada, expresa y explícita obtenida por cualquier medio o canal señalado en estas Políticas que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, NEGOZIA informará al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento, así como cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Los Datos Sensibles serán recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza, conforme a las medidas administrativas, técnicas y jurídicas adoptadas internamente por NEGOZIA, de obligatorio cumplimiento para sus empleados, asesores, contratistas, compañías vinculadas y aliados comerciales.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los Titulares, sus causahabientes, apoderados o representantes legales tienen derecho a acceder a los Datos Personales tratados por NEGOZIA y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Para efectos de lo anterior, NEGOZIA ha dispuesto los siguientes medios y canales para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

– Comunicación

Dirigida a: Representante legal Negozia Consumer Finance

Dirección: Cra 42 #3 Sur 81 ed Milla de Oro T2 Of 715

Ciudad: Medellín

– Solicitud escrita remitida al correo electrónico:

Email: servicioalcliente@negoziacf.com

– Solicitud verbal formulada telefónicamente a la línea:

Bogotá: 5187788

Medellín: 5906098

9.1 Peticiones y consultas: El Titular, sus Causahabientes, apoderados o representantes legales podrán consultar sus Datos Personales en cualquier momento, siguiendo el procedimiento señalado a continuación:
a. Presentar solicitud verbal o escrita, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados, que contenga como mínimo (i) nombre del Titular, (ii) dirección de contacto para recibir la respuesta y (iii), descripción clara y precisa de los Datos Personales objeto de consulta y/o petición.
b. Acreditar su identidad y/o la calidad en que se actúa, para lo cual deberán aportarse los documentos correspondientes.
c. En los eventos en los que no se pueda acreditar la calidad de Causahabiente, o representación y/o apoderamiento, la solicitud se tendrá por no recibida.
d. Las peticiones y/o consultas serán atendida por NEGOZIA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al peticionario, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2  Quejas y Reclamos: El Titular, sus Causahabientes, apoderados o representantes legales podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de sus Datos Personales, en cualquier tiempo o la revocatoria de la Autorización por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes del Responsable del Tratamiento contenidos en la Ley, siguiendo el procedimiento señalado a continuación:
a. Presentar solicitud escrita, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados, que contenga como mínimo (i) nombre del Titular, (ii) dirección de contacto para recibir la respuesta y (iii), descripción clara y precisa de los Datos Personales o de los hechos objeto de la queja o reclamación.
b. Acreditar su identidad y/o la calidad en que se actúa, para lo cual deberán aportarse los documentos correspondientes.
c. En los eventos en los que no se pueda acreditar la calidad de Causahabiente, o la representación y/o apoderamiento, la solicitud se tendrá por no recibida.
d. Las quejas o reclamos serán atendida por NEGOZIA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la queja o reclamo dentro de dicho término, este hecho se informará al peticionario, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
e. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del reclamo, NEGOZIA incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, leyenda que permanecerá hasta que el mismo esté resuelta.

9.3. Actualización, rectificación o supresión: El Titular, sus Causahabientes, apoderados o representantes legales podrán solicitar la actualización, rectificación o supresión de sus Datos Personales en cualquier momento, siguiendo el procedimiento señalado a continuación:
a. Presentar solicitud escrita, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados, que contenga como mínimo (i) nombre del Titular, (ii) dirección de contacto para recibir la respuesta y (iii), descripción clara y precisa de los Datos Personales o de los hechos objeto de la queja o reclamación.
b. Acreditar su identidad y/o la calidad en que se actúa, para lo cual deberán aportarse los documentos correspondientes.
c. En los eventos en los que no se pueda acreditar la calidad de Causahabiente, o la representación y/o apoderamiento, la solicitud se tendrá por no recibida.
d. Las solicitudes de actualización o rectificación serán atendidas por NEGOZIA en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud de actualización o rectificación dentro de dicho término, este hecho se informará al peticionario, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
e. Las peticiones de supresión solo podrán ser presentadas cuando (i) el Titular considere que el Tratamiento de sus Datos Personales no se ajusta a los disposiciones legales, (ii) los Datos Personales hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron entregados, (iii) haya terminado el periodo necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual fueron entregados, (v) el Titular no tenga una obligación legal, contractual o cambiaria  en virtud de la que deba permanecer en la Base de Datos.

10. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Los sitios web de NEGOZIA y/o sus aliados comerciales utilizan ¨cookies¨ como mecanismos de recopilación de información en forma pasiva, a través de las cuales se recolectan datos acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso, direcciones de los sitios web de procedencia; y de páginas o sitios web mas frecuentados. Estas tecnologías para el manejo de la información no permitan recopilar ten forma directa Datos Personales de los navegantes; no obstante los usuarios de los sitios web de NEGOZIA y/o sus aliados comerciales, pueden desactivar la utilización de ¨cookies¨ en las preferencias del navegador utilizado.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En cumplimiento de las normas vigentes y conforme a lo dispuesto en ellas, NEGOZIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

NEGOZIA podrá transferir a sus vinculadas, ubicadas en Colombia o en el exterior, los Datos Personales objeto de Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales, transferencia que se efectuará siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. Para los anteriores efectos, los Titulares con la aceptación de las presentes Políticas, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, sus Datos Personales.

Los Datos Personales podrán ser entregados a los aliados comerciales y/o proveedores de servicios de NEGOZIA cuando se requieran para efectos de servicios y garantías asociadas a los productos y/o servicios ofrecidos a los usuarios, tales como seguros de vida, avales, seguros contra todo riesgo, seguros de daños, gastos médicos, entre otros; así mismo, podrán ser transmitidos a terceros por la transferencia a cualquier título de los productos y/o servicios o de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

13. VIGENCIA

Las presentes Políticas rigen a partir del 1 del mes de  junio de 2016.

 

PREAMBULO. – NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. en cumplimiento de  lo señalado en la ley 1581 de 2012, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa su Manual de Políticas para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. implementará todas las acciones que tenga a su alcance para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable o encargado, en especial para proteger  los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias o tratadas por encargo de terceros. Es por ello que el  presente manual se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trate y los que en un futuro se puedan tratar, así como para el tratamiento de los datos de empleados y contratistas.

EMPRESAS ASOCIADAS Y SUBSIDIARIAS.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. en desarrollo de su objeto social comparte datos personales con sus empresas aliadas, asociadas, sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales tengan suscritos acuerdos para compartir Bases de Datos Personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial, crediticio, de fidelización, financiero y de servicios de manera directa o por medio de los programas de beneficios que puedan establecerse posteriormente.

 

PRINCIPIOS.- En el tratamiento de datos personales que realiza NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. se aplican todos los principios consagrados en el Titulo II, artículo 4  del Régimen General de protección de Datos Personales,  Ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen y complementen

 

CONSULTA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales por los medios de divulgación idónea que disponga NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. identificada con el  NIT 900979756-6 como responsable o encargado del tratamiento de datos personales y en su sede principal en la Carrera 42 # 3 sur 81, Torre 2, Oficina 715 en  Medellín, Teléfono 57(4) 366 91 47, email datospersonales@negoziacf.com, y en la página web www.negoziaconsumerfinance.com .

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES– El tratamiento de los datos personales se hace en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes y los que obtenga por medio de sus procesos y canales de operación, además actúa como ENCARGADO del tratamiento de datos personales en virtud de los acuerdos para compartir datos personales que suscriba con terceros con la finalidad de hacer ofertas de productos y servicios que generen valor agregado y que puedan ser de carácter crediticio, comercial, financiero y de servicios por medio de su marca y / o sus programas de fidelización.

NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para la oferta de servicios de valor agregado productos y/o servicios que generen valor agregado y que puedan ser de carácter crediticio, comercial, financiero y de servicios por medio de su marca y / o sus programas de fidelización, para lo cual ha obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos y de los responsables del tratamiento de datos personales, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  • Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. en su condición de responsable o encargado del tratamiento de datos.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos o por el responsable del tratamiento de datos personales a NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido.
  • Ser informado por NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S.
  • Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular de los datos personales.
  • Los causahabientes del titular de los datos personales.
  • El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

 

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. pone todos los recursos humanos, técnicos y tecnológicos que estén a su alcance, haciendo su mejor esfuerzo,  para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales de los cuales es responsable o encargado del tratamiento.
En cuanto a la confidencialidad, NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. se compromete a suscribir con terceros, en los eventos que se celebren convenios para compartir datos personales para ofertas de productos y servicios que generen valor agregado y que puedan ser de carácter crediticio, comercial, financiero y de servicios por medio de su marca y / o sus programas de fidelización, los respectivos acuerdos de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de dichos datos.

 

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. De igual manera como ENCARGADO del tratamiento de datos obtendrá la autorización de los responsables previa la certificación de la autorización de los titulares otorgada a estos, dentro del acuerdo de para compartir datos personales.

 

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.-  NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. solicitará a los titulares de los datos personales su autorización e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales,  excepto en los casos expresamente autorizados por la ley 1581 de 2012 en el artículo 10.

 

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos  documentos electrónicos biométricamente firmados, mensaje de datos SMS, Internet, Sitios Web, físicos o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. – Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. pondrá a disposición de éste los respectivos datos personales a través de cualquier medio idóneo, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

 

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. tuviere establecida una relación como RESPONSABLE o estableciera una relación como ENCARGADO del tratamiento de datos para la oferta de servicios de valor, lo realizará con base en las prescripciones de la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 de 2008 en lo que le sea aplicable, y en general para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

  • Inscribir a los titulares de los datos a sus programas de fidelización y / o beneficios.
  • Ofrecer a los titulares de los datos servicios comerciales, crediticios, de fidelización, financieros, y servicios en general.
  • Comunicar información relacionada con campañas comerciales, financieras, de fidelización, ofertas de servicios de valor agregado y productos propios o de terceros.
  • Desarrollar el objeto social de NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. conforme a sus estatutos sociales.
  • Consultar en centrales de información los datos de los titulares para la oferta de servicio de tarjeta de crédito.
  • Reportar en centrales de información los datos positivos y negativos generados en virtud de las relaciones contractuales y comerciales con los titulares de los datos.
  • Consultar hábitos de consumo y aficiones para la oferta de servicios propios y de terceros, o de futuros aliados
  • Contactar a los titulares de los datos con el fin de realizar estudios de mercados.
  • Compartir con empresas aliadas, asociados,  sucursales, franquicias, filiales y subsidiarias, y terceros con los cuales se tengan suscritos acuerdos para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial, crediticio, de fidelización, financiero y de servicios.

 

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. actualizará sus bases de datos de manera permanente, de conformidad con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.- En el tratamiento de datos personales NEGOZIA CONSUMER FINANCE S.A.S. asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). En caso de recaudarlos dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

 

AVISO DE PRIVACIDAD.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. cuenta con una política de privacidad la cual hace parte integral del presente manual.

 

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES.-NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S.  puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante la suscripción de acuerdos para compartir datos personales para la oferta de servicios de valor agregado de carácter comercial, crediticio, de fidelización, financiero y de servicios.

 

PROCEDIMIENTOS.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

 

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán suministrar la información contenido en el siguiente enlace:

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS POR SUS TITULARES.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, los cuales serán informados dentro de los formularios de recolección de datos personales.

Los términos para resolver las consultas son los señalados por la ley 1581 de 2012 art. 14.

PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. en cumplimiento de Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

El trámite será el señalado en el artículo 15 del Régimen General de Protección de Datos Personales. NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. capacitará a los encargados para la atención de consultas y reclamos sobre el trámite procedimental que señala la Ley.

Parágrafo. No accederá a la solicitud realizada por el titular o su representante de supresión de los datos personales, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

 

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A  NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

 

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.- NEGOZIA CONSUMER FINANCE  S.A.S. garantiza el derecho de acceso del titular de los datos, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, de manera detallada, los respectivos datos personales a través de medios idóneos para tal fin.

 

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.